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El Archivo General de Notarías fue creado en 1901 por disposición de la Ley de Notariado para la Ciudad de México, promulgada por Porfirio Díaz.

Su primera sede se ubicó en el antiguo edificio del Ayuntamiento de la Ciudad de México, posteriormente se trasladó a los edificios de las calles de República de Cuba y Filomeno Mata, luego a la Aduana de Santo Domingo, después a Ignacio Ramírez y Donceles, y desde 1988 se ubica en La Candelaria. En 2005, el Acervo Contemporáneo se conservó en la sede de la Candelaria y el Acervo Histórico se trasladó al Ex-Templo de Corpus Christi.

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

En la época colonial, en la Nueva España no existía un lugar específico donde fueran depositados los protocolos, emitidos por los entonces denominados escribanos, ' fue hasta 1852 cuando el general Mariano Arista hizo el primer intento de establecer un sistema de control de los protocolos notariales a través de la Secretaria de Justicia. Durante el Segundo Imperio, Maximiliano decretó que los notarios conservaran sus protocolos, los mismos que serían trasferidos a sus sucesores una vez terminada sus funciones.

Dicha medida prevaleció hasta el siglo pasado en el que se constituyó el Archivo General de Notarías, que tiene la finalidad de cuidar y organizar los protocolos y otros documentos notariales como los cotejos, apéndices e índices. Esta dependencia fue creada por la Ley del Notariado, expedida el 11 de noviembre, y promulgada el 19 de diciembre de 1901, misma que se encuentra integrada por un acervo histórico y un acervo contemporáneo, por tal razón es que en líneas posteriores se seguirá hablando únicamente del Archivo General de Notarías.

Con el establecimiento de este archivo se determinó que el estado es el propietario de los protocolos, y desde esa fecha se inició la recolección del acervo, pues la documentación se encontraba dispersa y en poder de los notarios, en el Ayuntamiento de la ciudad de México y el Archivo General de la Nación, actualmente se tiene noticia de que algunos de los protocolos desde aquel tiempo quedaron pendientes de entregarse y aún permanecen en el Antiguo Cabildo de la ciudad de México, hoy Archivo Histórico* de la Ciudad de México, así como en el Archivo General de la Nación.

El Archivo 'inicialmente fue instalado en la planta baja del antiguo edificio del Departamento de la Ciudad de México, anteriormente conocido como Antiguas Casas Consistoriales o de la Diputación. De ahí, paso a la calle de Mesinas, ahora de República de Cuba. Más tarde se instaló en la calle de Filomeno Mata, en el edificio que se encuentra a un lado de la que fue la iglesia de Santa Clara. De esta dependencia, pasó a ocupar una parte del edificio antiguo del Departamento de la Ciudad de México -pero en su parte poniente-. Posteriormente, se ubicó en el inmueble conocido como la Aduana de Santo Domingo, tras del cual pasó al edificio de la Procuraduría de la Ciudad de México. Después de estas constantes mudanzas y durante el gobierno del presidente Miguel Alemán, se trasladó a la avenida de Manuel Villalongín en las oficinas del Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Luego pasó a ocupar el edificio situado en la calle Donceles 104 -parte del Convento de la Enseñanza-, inmueble que albergó sus fondos durante 20 años, de 1968 a 1988. De aquí fue reubicado por el entonces jefe del departamento de la Ciudad de México, Ramón Aguirre Velásquez, en la calle de La Candelaria de los Patos, s/n, colonia Diez de Mayo, en la Delegación Venustiano Carranza.

Finalmente en el mes de junio del año próximo pasado, el acervo histórico del Archivo General de Notarias cuya edad documental versa de más de setenta años, se transfiere al Templo de Corpus Christi, ubicado en la avenida Juárez número 44, Colonia Centro de la ciudad de México. (Tlahuech Rivera, Ana Lucía, 2006)

El Archivo General de Notarías se constituye con:

• Los documentos que los notarios de la Ciudad de México remitan a éste, según las prevenciones de la ley;
• Los protocolos, que no sean aquellos que los notarios puedan conservar en su poder;
• Los sellos de los notarios que deban depositarse o inutilizarse, conforme a las disposiciones de esta ley, y
• Los expedientes manuscritos, libros y demás documentos que conforme a esta ley deba mantener en custodia definitiva, y
• Los documentos que los Consulados remitan a este Archivo.

Trámites que se realizan ante el Archivo General de Notarías:

1. Asiento de nota marginal o complementaria en instrumento notarial que se encuentre en el Archivo General de Notarías.

2. Autorización definitiva de instrumentos notariales.

3. Consulta o expedición de copias certificadas de sociedades en convivencia.

4. Consulta y/o búsqueda de instrumentos notariales.

5. Expedición de testimonio, copia certificada o copia simple de instrumento notarial.

6. Retiro de testamento ológrafo depositado en el Archivo General de Notarías.

Funciones y atribuciones de las autoridades del Archivo General de Notarías:

A. El titular del Archivo es el Subdirector del Archivo General de Notarias, quien tiene las siguientes funciones

• Celebrar, previo acuerdo del titular de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, convenios para acrecentar, conservar y difundir el acervo documental del Archivo;

• Impulsar la investigación para el proceso de codificación de la normatividad notarial;

• Estudiar y proponer métodos de conservación y respaldo, de la documentación e información que tenga relación con la función notarial;

• Coordinar la expedición y reproducción, a solicitud de parte interesada, de los documentos públicos y privados que obren en los acervos en custodia del Archivo General de Notarias;

• Cooperar en todo lo concerniente al ejercicio de la función notarial;

• Coordinar la certificación de la documentación solicitada por autoridades judiciales, administrativas y legislativas, así como por los particulares que acrediten su interés legítimo, y que esté en custodia del Archivo;

• Coordinar la revisión a fin de que los libros cumplan con todos y cada uno de los requisitos previstos en esta ley, para su recepción y custodia definitiva y Certificar la razón de cierre con respecto a ésta revisión previa;

• Garantizar la custodia definitiva del protocolo que contenga la razón de cierre y que tenga una antigüedad de cinco años a partir de la fecha de la razón;

• Coordinar la recepción para su inutilización de los sellos, que se hayan deteriorado, alterado o aparecido después de su extravío, así como los que no cumplan con los requisitos previstos en la ley del Notariado para el Distrito Federal y que se conservarán en custodia;

• Coordinar la recepción de los expedientes, manuscritos, libros, folios y demás documentos que conforme a la Ley deban entregar los notarios y que deban custodiarse en el Archivo;

• Garantizar la devolución a los notarios, en los plazos previstos por la Ley, de los expedientes, manuscritos, libros, folios y demás documentos que conforme a la misma, no deban custodiarse en definitiva, después de haber sido dictaminados;

• Coordinar el proceso de regularizar y autorizar en definitiva, los instrumentos que hubieren quedado pendientes de autorización por parte de un notario;

• Recibir de los notarios, los avisos de testamento para su depósito y custodia definitiva en el Archivo;

• Recibir, para su depósito y custodia los testamentos ológrafos que presenten los particulares;

• Rendir información a las autoridades judiciales y administrativas competentes, y a los notarios con respecto a los avisos de testamento y testamento ológrafos;

• Realizar anotaciones marginales de acuerdo a la función notarial, prevista en esta ley;

• Registrar las patentes de aspirante y de notario, así como los convenios de asociación y de suplencia celebrados entre los notarios;

• Recibir las inspecciones judiciales, cuando la ley así lo permita;

• Tramitar los procedimientos judiciales y administrativos en los que el Archivo General de Notarias sea parte;

• Dar vista a la autoridad notarial competente, de las violaciones a la Ley del Notariado del Distrito Federal de las que tenga conocimiento; y

• Mantener una coordinación permanente con el titular de la Ventanilla Única de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos con el propósito de ofrecer respuestas expeditas, apegadas a derecho respecto de los trámites solicitados al Archivo General de Notarias.

B. La Jefatura de la Unidad Departamental de Certificaciones, Calificaciones y Testamentos, tiene las siguientes funciones

• Verificar que las solicitudes de expedición de copias certificadas sean dictaminadas o calificadas en los términos establecido en la Ley del Notariado para el Distrito Federal y del Código Civil para el Distrito Federal y que las solicitudes se dictaminen en estricto orden de prelación;

• Instrumentar la expedición de copias certificadas y testimonios de instrumentos notariales, que estén en custodia del Archivo General de Notarías y sean solicitadas por autoridades judiciales, administrativas y notarios, o particulares que acrediten su interés jurídico;

• Dar las razones de negativa a expedir copias certificadas cuando el solicitante no acredite el interés jurídico señalado por la Ley del Notariado para el Distrito Federal;

• Realizar los estudios necesarios a efecto de normar los criterios técnico jurídicos a los que se sujetará el Archivo General de Notarías en lo relativo a calificación del interés jurídico;

• Instrumentar la Autorización definitiva de los instrumentos notariales que obran en guarda y custodia definitiva del Archivo General de Notarias, a favor de los interesados que acrediten tener interés jurídico, así como de las autoridades judiciales por mandato judicial, y administrativas competentes;

• Recibir en depósito los testamentos ológrafos, elaboración del registro correspondiente y su custodia; la recepción, registro y custodia de testamentos ológrafos otorgados ante cónsules y embajadores mexicanos en el extranjero;

• Recibir y registrar los avisos de testamento remitidos por los Notarios Públicos, y cónsules o embajadores mexicanos en el extranjero;

• Atender la solicitud de informes de testamento de Jueces de lo Familiar o Notarios Públicos;

• Remitir el testamento ológrafo depositado en el Archivo General de Notarías a solicitud del Juez de lo Familiar o Notario;

• Coadyuvar con la Subdirección de Archivo General de Notarias en lo relativo a convenios con autoridades federales o estatales en materia de registros testamentarios; y

• Coordinar las labores de las áreas de Calificación, de Certificación, de Reprografía, de Autorizaciones Definitivas y de Testamentos del Archivo General de Notarías.

C. La Jefatura de la Unidad Departamental de Acervos Notariales, tiene las siguientes funciones

• Localizar los volúmenes solicitados por las unidades administrativas del Archivo General de Notarías y ponerlos a su disposición para el trámite respectivo, mediante registro de resguardo correspondiente;

• Guardar definitivamente los libros de protocolos notariales y de registro de cotejos, enviadas por los Notarios Públicos y colocarlos en el acervo correspondiente para su custodia y conservación;

• Realizar estudios archivísticos que redunden en la correcta organización de los acervos notariales en custodia del Archivo General de Notarias;

• Instrumentar los registros necesarios para el inventario físico, cardinal y topográfico de los acervos del AGN;

• Impulsar y asegurar la conservación de los acervos, estudiar y proponer métodos de conservación y respaldo de la documentación e información del Archivo General de Notarias;

• Atender las solicitudes de consulta de los Acervos del Archivo General de Notarias;

• Realizar los trabajos con relación al asiento de notas marginales o complementarias, recepción de avisos notariales, revisión y certificación de razón de cierre de protocolos notariales y búsqueda de antecedentes notariales;

• Recibir para su inutilización los sellos, que se hayan deteriorado, alterado o aparecido después de su extravío, así como los que no cumplan con los requisitos previstos en esta ley;

• Registrar las patentes de aspirante y notario, así como los convenios de asociación y de suplencia celebrados entre los notarios;

• Sustanciar el procedimiento para dar vista a la autoridad notarial competente, de las violaciones a la Ley del Notariado del Distrito Federal de las que tenga conocimiento;

• Auxiliar a la Subdirección de Archivo General de Notarias en los procesos de clausura de protocolo por cesación de funciones de Notario Público y entrega de protocolos a nuevo Notario; y

• Coordinar las áreas de búsqueda de antecedentes notariales, de consulta de acervos notariales del AGN, de Acervos Ordinario e Histórico, de Restauración, de Protocolos.

D. La Jefatura de la Unidad Departamental de Acervo Histórico, tiene las siguientes funciones

• Sustanciar la certificación de la documentación, solicitada por autoridades judiciales, administrativas y legislativas, así como por los particulares, que esté en custodia del Acervo Histórico

• Sustanciar el proceso de regularizar y autorizar en definitiva los instrumentos que hubieren quedado pendientes de autorización por parte de un notario.

• Sustanciar las anotaciones marginales o complementarias,

• Apoyar los procesos jurisdiccionales que se presenten con relación a los instrumentos notariales del Acervo Histórico

• Supervisar el uso, consulta, guarda y custodia de volúmenes que se encuentran en el Acervo Histórico del Archivo General de Notarías.

• Dictaminar y supervisar las solicitudes de reproducción de los instrumentos públicos en custodia del Acervo Histórico.

• Atender las solicitudes de consulta del Acervo Histórico.

• Coordinar las visitas guiadas

• Coadyuvar con el titular del Archivo General de Notarías, en la celebración de convenios para acrecentar, conservar y difundir el acervo documental del Acervo Histórico.

• Elaborar estudios y propuestas de métodos de conservación y respaldo de la documentación e información que obre en el Acervo Histórico.

• Implementar las medidas necesarias para la conservación y respaldo de la documentación resguardada por el Acervo Histórico, previo acuerdo con el titular del Archivo General de Notarías

• Coadyuvar con el titular del Archivo General de Notarías, en el traslado, catalogación y archivo de los protocolos que cumplan una antigüedad mayor de setenta años.

• Organizar, coordinar y promover actividades derivadas de la actividad notarial que se realicen en las instalaciones del Acervo Histórico.

• Elaborar y actualizar los Manuales Administrativos de los servicios al público.

• Apoyar los trabajos de investigación que realicen las instituciones culturales y educativas,

• Planear y desarrollar acciones conservación, respaldo (digitalización) y procesamiento de la documentación e información del Acervo Histórico,

• Coordinar las áreas de consulta de acervos, Restauración, catalogación y las tareas administrativas,

• Auxiliar a la subdirección del AGN para recibir las inspecciones o peritajes judiciales y administrativos,

• Planear y desarrollar acciones para difundir el acervo documental del Acervo Histórico.

E. El Enlace A, tiene las siguientes funciones

Catálogos electrónicos de Acervos Antiguos e históricos:

Catálogo de Protocolos del Archivo General de Notarías de la Ciudad de México.

Buscador electrónico del Archivo Histórico de Notarías de la Ciudad de México

Fuentes documentales:

EMILIO SORIA MORALES, ABOGADO EJEMPLAR DE LA CONSEJERÍA JURÍDICA Y DE SERVICIOS LEGALES

“En materia familiar vemos asuntos muy tristes pero obtenemos también grandes satisfacciones”: Lizbeth Betzai Martínez Muñoz.

“La abogacía es mi segunda carrera, por deseo de superación”: Fernando Martín Saulés Pérez, perito en Tránsito Terrestre.